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「上司が『環境整えろ』と叱責」投稿話題 テレワークの環境整備、責任は会社か社員か

コロナ禍で広く普及した「テレワーク」。その環境整備の責任は会社、社員のどちらにあるのでしょうか。専門家に聞きました。

テレワークの環境整備は誰の責任?
テレワークの環境整備は誰の責任?

 新型コロナウイルスの感染再拡大を受けて「テレワーク」の拡大が求められていますが、ネット上では「自宅でオンライン会議に参加したら、子どもの声が入ってしまい、上司に『仕事の環境を整えろ』と叱られた」という投稿が話題になっています。「そもそも、テレワークであれば、自宅であっても仕事の環境を整えるのは会社の責任では?」という疑問の声が上がっているようです。

 テレワークの環境を整える責任は会社にあるのでしょうか、それとも社員にあるのでしょうか。また、テレワークが進んでオフィスが縮小した場合、その分を家賃補助に回してもらうことはできないのでしょうか。社会保険労務士の木村政美さんに聞きました。

「費用は会社」「設置は社員」が多い

Q.そもそも、仕事の環境(業務の場所、業務に使うパソコンや周辺機器、文房具など)を整えるのは会社の責任でしょうか、それとも社員の責任でしょうか。

木村さん「『オフィス内で社員が仕事を円滑に行えるよう、環境を整えていくのは会社の責任であり、業務上必要なパソコンや通信費、文房具等の諸経費を会社が負担することは当然だ』と考える人が多いでしょう。しかし、会社でその諸経費を負担する義務があるのかというと、実は法律では明確に定められていません。従って、経費の負担範囲は会社の判断で決めることが可能です。

ただし、特に社員に経費を負担させる場合は(例としては営業職の活動交通費等)その旨を就業規則に記載することが必要です(労働基準法89条5項)。当該事項について就業規則への記載がない場合、諸経費は会社負担となります」

Q.就業規則次第かもしれませんが、一般的に、テレワーク、特に在宅勤務の場合、仕事の環境を整えるのは会社の責任でしょうか、それとも社員の責任でしょうか。テレワークをするために自宅に間仕切りを設置したり、インターネット環境を整備したりすることが必要になった場合の費用などを想定しています。

木村さん「本来のテレワークの目的は『働き方改革による生産性の向上』施策の一環として、労働者が個人の諸事情(例えば、育児や介護、会社からの遠距離住居など)によって選択するものですが、新型コロナ感染拡大防止の目的で行われるテレワークはあくまでも社会情勢を理由として、一方的に会社から強制されたテレワークになります。

このような事情を十分に考慮した上で、在宅での職場環境の整備にかかる費用負担について、労使で話し合い決定していくことになりますが、状況を鑑みると、業務に必要だと認められたパソコンデスクや椅子などの購入、間仕切りの設置、カーテンの設置といったものは『費用は会社負担』『設置は社員自身が行う』というケースが多いでしょう。

また、これまで自宅がインターネットを使える環境になく、在宅勤務のため必要になった場合、設置するための諸費用を会社で負担する方法もありますが、会社で契約したモバイルWi-Fiルーターを社員に貸与するという方法を取る場合もあります」

Q.社員が自宅で整えていたインターネット環境を仕事用に使う場合、月決めの通信費や電気代、過去の工事費は会社に請求できるのでしょうか。また、光熱費はどうでしょうか。

木村さん「在宅勤務を始めると、それに伴って通信費や光熱費などの費用が発生します。会社に経費として請求する場合、『個人の使用分』と『業務での使用分』とで分別し、業務使用分のみを請求することになります。

しかし、通信費や光熱費等はほぼ1カ月分の区切りで計算されており、個人分と業務分の分別は困難でしょう。また、会社側も請求内容が正しいかどうかのチェックができません。そのため、就業規則で取り決めた『在宅勤務手当』(会社によって名称に違いがあります)として、在宅勤務日ごとに『1日当たり○○円』、もしくは『月一律○○円』として支給しているところが多いと思われます。

また、在宅勤務を行う以前から個人使用の目的で設置していたインターネット回線の月額使用料に関しては、その使用頻度に関係なく料金は一律のため、会社からインターネット通信費の補てんをされない可能性が高いでしょう。また、設置工事費についても経費として認められないと思われます」

Q.自宅で仕事に使うスペース分の場所代(賃貸の場合の家賃の一部など)を会社に請求することはできるのでしょうか。本来のオフィスがそのままの場合と、テレワークの拡大でオフィスが縮小し、自分の席がなくなった、もしくはフリーアドレスになった場合で違いはあるでしょうか。

木村さん「在宅勤務を行う場合、自宅を仕事部屋として使用することに対する家賃の一部負担について、会社に請求することは可能ですが、実際に負担するかどうかは会社の判断となります。また、社員の諸事情に関係なく、先述した『在宅勤務手当』として一律支給される場合もあります。

一方、オフィス縮小により自席がなくなることは、新型コロナが収束してもテレワークを推進していくという会社側の業務方針の転換によるものです。その場合、賃貸住宅の一部家賃負担の件も含めたテレワーク諸経費の負担に関して、必要であれば労使双方で話し合い、双方が納得することが望ましく、変更などを含め、その内容を就業規則等に記載することになります」

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木村政美(きむら・まさみ)

行政書士、社会保険労務士、ファイナンシャルプランナー

1963年生まれ。専門学校卒業後、旅行会社、セミナー運営会社、生命保険会社営業職などを経て、2004年に「きむらオフィス」開業。近年は特にコンサルティング、講師、執筆活動に力を入れており、講師実績は延べ700件以上(2019年現在)。演題は労務管理全般、「士業のための講師術」など。きむらオフィス(http://kimura-office.p-kit.com/)。

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