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【シーン別】ビジネスにおける「お礼メール」の書き方

ビジネスシーンにおいては、普段は簡単に済ませている「お礼メール」が重要な役割を持っています。失礼のないことはもちろんですが、相手に好印象を与えるメールは「できるビジネスパーソン」の条件です。ここではその基本や例文を学びましょう。

「お礼メール」はできるビジネスパーソンの条件だ

お礼メールの書き方の基本

「できるビジネスパーソンはお礼メールがうまい」。そう言っても過言ではないほど、お礼メールはビジネスシーンにおいて重要な役割を果たします。失礼のないメールであることはもちろん、より良い印象を与えるメールで、一歩先を行くビジネスパーソンを目指しましょう。

 ビジネスシーンにおいて、円滑にコミュニケーションを取るために欠かせないのがお礼メールです。会社に入って、何となくメールを作成してきたものの、自分のメールは相手に対して失礼ではないのか、どう書けばよいのか迷う人も多いのではないでしょうか。

 また、一般にメールは手紙や電話と比べてマナーが軽視される傾向にあるため、相手に誤解されないよう言葉の選び方に注意する必要があります。ここでは、感謝の気持ちを伝えるためのお礼メールの基本や例文をご紹介します。

 教えていただくのは、ビジネスマナー講師として企業や行政機関、教育機関で社員教育や研修、コンサルティングなどを行うマナーコンサルタントの川道映里さんです。

【一瞬で伝わる件名を】

 件名だけで内容が相手に伝わるようにします。さらに、件名の後に(A会社・川道映里)などと、カッコ内に社名と自分の名前を書くとわかりやすい件名になります。

【本文は簡潔な文章に】

 まず「いつもお世話になっております」と定番のあいさつ文を書きます。さらに好感度を上げるためには「△△様、いつも大変お世話になっております」のように、冒頭に受信者の名前を入れるとより丁寧な印象になります。

 あいさつ文の後は、伝えたい用件を簡潔に読みやすくまとめます。1行35文字程度で、それ以上の場合は改行します。また、段落ごとに1行空けると相手が読みやすくなります。その場合、1段落はなるべく2~3行、長くても5~6行がオススメ。相手が読みやすいかどうかを考えて書くことがマナーです。

 また、お礼メールの内容を書く時は、ほかの要件を書かないようにすることも大切です。ほかの要件を書くと、お礼がついでのように思われてしまい感謝が伝わりにくい可能性があります。お礼メールは誠意を持って、自分の素直な感謝の気持ちを記しましょう。

【お礼は早く伝える】

 お礼メールで気をつけたいのは、メールを送るタイミングです。特に仕事上で何かをしてもらった場合は、できれば当日、または翌日にお礼を伝えるのが理想的です。自分に無理のないタイミングでできるだけ早くお礼を伝えるようにします。

 また、これから信頼関係を構築しようという相手や今後も一緒にビジネスをしていきたい相手には、特にこまめに感謝を伝えることで、より緊密で円滑な協力関係を築くことができます。

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川道映里(かわみち・えり)

マナーコンサルタント・マナー講師

一般社団法人マナー教育推進協会理事。ファストマナースクール西日本エリア長。銀行に就職後、結婚を機に退職。子育て中にマナーの大切さを知り、マナーコンサルタントの西出ひろ子に師事。企業や学校などで人財育成、マナー研修、マナーコンサルティングなどを行う。真心マナーを伝え、結果を出せるマナー講師の養成も行う。また日本最大級のカルチャーセンターでは、冠婚葬祭マナーやキッズマナーなどの日常生活のマナー講座も担当。食事をしながらテーブルマナーを習得する講座も人気。徳島を拠点に全国で活躍中。ファストマナースクール(http://www.fastmanner.com)、ウイズ株式会社(http://www.withltd.com)。