欠席連絡は「やる気」「誠実さ」をアピールするチャンス　大学教員がメールで好印象を与える3つのポイントを伝授

「実際のやる気」と「やる気の表現」の関係

　ここで「実際のやる気」と「やる気の表現」の関係を考えてみましょう。表1を見てください。

　Aが最も望ましく、Dが最も望ましくないのは明白です。しかし、BとCは微妙な違いです。Cは実際にはやる気がないので、あまり好ましくありませんが、評価は実際にやる気があるBよりも高くなる可能性があります。これはもったいないことです。

　あなたがBの状態なら、やる気を示すだけでAになれます。もしあなたがDだとしても、やる気を示せばCになり、運が良ければAと同等に、少なくともBよりも良い評価を受ける可能性が高まります。

　最後に、教員への配慮も忘れずにしましょう。学生の皆さんは「先生は自分のことをよく知っている」と思いがちですが、実はそうでもありません。特に大人数の授業では、教員は何百人もの学生を相手にしているため、全員の顔と名前を一致させることが難しい場合があります。

　複数の大学で非常勤講師を務める教員もいるため、そもそもどの大学の学生なのか分からない場合もあります。また、あなたの名前が分かったとしても、複数の授業を履修している場合には、どの授業を休むのかが分かりません。従って、自分の所属や名前、講義名、日時などを明記しておくと親切です。

　欠席はイレギュラーな対応となるため、教員側に手間がかかります。「お手数をおかけして申し訳ございません」などの一言を添えるとより良い印象を与えることができます。

　なお、送信メールアドレスは私用のものではなく、大学のものを使用するのが望ましいでしょう。さらに、署名を入れておけば、所属などを詳しく名乗る手間が省けます。件名にも注意を払いましょう。

　これらの点を踏まえると、欠席連絡のメールの文章は次のようになります。

【欠席メールの文例】
〜〜
件名：5月10日（水）3限「心理統計学」欠席のご連絡
本文：
〇〇先生
□□大学●●学部△△学科2年の〇〇〇〇（学籍番号：1234567）です。
本日5月10日（水）3限の「心理統計学」の授業について、欠席のご連絡をさせていただきます。
昨晩から38度の発熱が続いており、インフルエンザの可能性があるため、本日は欠席させていただきます。これから病院を受診してまいりますので、必要でしたら診断書を提出いたします。
欠席に伴い、以下の2点についてお願いがございます。
本日の授業資料をいただくことは可能でしょうか。
欠席に伴う課題などございましたら、ご指示いただけますと幸いです。
欠席した分の内容は必ず自習いたします。次回の授業までに今回の内容をしっかりと理解し、遅れを取り戻したいと思います。
突然の欠席連絡となり、大変申し訳ございません。ご迷惑をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇〇〇
□□大学●●学部△△学科2年
学籍番号：1234567
メール：[email protected]
電話：090-XXXX-XXXX
〜〜

　いかがでしょうか。「体調が悪いので休みます」という一言だけのメールと比べたら、印象がずいぶん変わりましたね。

　こういった「ちょっとした気遣い」は、社会に出てからとても重要になります。大学のうちから練習のつもりで身に付けておくと良いでしょう。やる気が感じられない人より、頑張っている人を応援したくなるのが人情というものです。誰が見ても実力で圧倒的に優れているという天才的な人でない限り、こういうスキルを身に付け、実践するに越したことはありません。

　なお、このような文面は一度作成してしまえば、宛先や科目名、理由を少し編集するだけで使い回すことができます。ただし、編集漏れには十分注意しましょう。

　また、最近は生成AIが適切な文章をすぐに作成してくれるため、これを基にテンプレートを作成しておくと良いでしょう。作文が苦手な人は生成AIに相談してみるのも一つの手段です。

　ちなみに、先述のメール文例は生成AIに作成してもらったものです．要領よく、しかし誠実に生きていく。そんなバランス感覚を身に付けていってください。

（近畿大学生物理工学部准教授 島崎敢）