欠席連絡は「やる気」「誠実さ」をアピールするチャンス　大学教員がメールで好印象を与える3つのポイントを伝授

　大学生がやむを得ない理由で講義を欠席する際、担当教員にメールで連絡をすることがあります。事故防止や災害リスク軽減に関する心理的研究を行う、近畿大学生物理工学部・准教授の島崎敢さんによると、講義が始まる直前、学生から「体調不良のため欠席します」「用事があるので休みます」という内容のメールが届くということです。

　ただ、島崎さんはこうしたメールについて、無断欠席よりはましで最低限の要件は伝わるとしつつも、一工夫をすることで教員により良い印象を与えることができるとして、もったいなさを感じているといいます。そこで、欠席連絡の際に好印象を与えるメールの書き方について、島崎さんが解説します。

欠席理由を詳しく書く

　欠席連絡の際は、メールの書き方をほんの少し工夫するだけで、相手に与える印象は大きく変わります。そして、その工夫には大した手間はかかりません。メールを送るのにかける労力（コスト）と効果の関係を考えるなら、もう少し工夫してコスパの高いメールを送ることをお勧めします。

　実は、欠席メールはあなたの「やる気」や「誠実さ」をアピールする絶好のチャンスです。ここで重要なのは、やる気は「表現」しないと見えないということです。誤解を恐れずに言えば、やる気があるように「見せかける」だけでも、本当はやる気があるのに表に出ていない人よりも効果的な場合があります。もちろん、本当にやる気を出すのが一番良いのは言うまでもありません。

　では、具体的にどのようにすれば良いのでしょうか。次の3つのポイントを押さえると、メールの印象は劇的に変わります。

（1）きちんと理由を説明する
（2）欠席後のフォローアップについて自分から提案する
（3）メールを受信する人への配慮を示す

　それでは、各ポイントについて詳しく見ていきましょう。

　まず、欠席理由はしっかり書きましょう。「おなかが痛いから」「用事があるから」では、最低限の情報しか伝わりません。もう少し具体的に書くことで、あなたの誠実さが伝わります。

　例えば「昨晩から38度の熱が続いており、インフルエンザの可能性があるため」や「祖父の容態が急変し、実家に戻る必要があるため」といった具合です。

　もちろん、プライバシーに関わることや書きたくないことを詳しく書く必要はありませんが、ある程度、具体的に書くことで、「本当に休まなければいけない理由がある」ということが伝わるのです。

　残念ながら、うその理由を書いてくる学生もいます。教員としては「本当だろうか」と疑問に思うこともあります。だからこそ、自分の正直さをアピールするのも重要なテクニックです。

　例えば、病気の場合なら、「これから病院を受診してきます。必要でしたら診断書を提出いたしますので、お申し付けください」という一言を添えるのも良いでしょう。このような一言があるだけで、「うそではないだろう」と思ってもらえる可能性が高まります。

　時には「寝坊しました」と正直に書いてくる人もいます。正直なのは良いことだとは思いますが、ここでも一工夫できるかもしれません。「寝坊して間に合わないので休みます」と言うのではなく「寝坊して間に合わなそうですが、とにかく今向かっています。間に合えば最後の5分だけでも出席したいと思います」などと書いてあれば、寝坊をしたのはけしからんが、やる気がある学生だなという印象は残せます。

　これも誤解を恐れずに言えば、本当は向かっていなくても、こう書いておくだけでも好印象を与えられるのです。向かってないことがバレたときの責任は持てませんが。

　次に、フォローアップの意思を示すことが重要です。欠席すると、その日の授業内容を学べなくなります。それをそのままにしておくと、成績も下がってしまいます。そこで、自分からフォローアップの意思を示すのです。例えば、次のような文章を添えるだけで、あなたの学習意欲が伝わります。

【欠席連絡の際に、教員に学習意欲を伝える文章の一例】
欠席した回の資料をいただけないでしょうか。次回の授業までに、今回の内容を自習したいと思います。参考になる資料などありましたらご教示ください。欠席分の課題などありましたら、ぜひ教えてください。

　実際に資料をもらえなかったり、課題が出なかったりしても、あなたの「やる気」は十分に伝わるはずです。本当にやる気があるのがベストですが、やる気をしっかりと示すことも重要です。