ファイル見落としも！　メールの長い「引用文」はどう扱うべきか

　ビジネスシーンなどでメールのやり取りをしていると、それまでの引用文でメールが長くなってしまうことがあります。しかし、全てを消去してしまうと、それまでのやり取りがわからなくなる事態になりかねません。

　そこでオトナンサー編集部では、年間250本以上の講義やビジネスマナーの連載、執筆などをこなし、3月に新刊「入社1年目 ビジネスマナーの教科書」を出版したマナー講師の金森たかこさんに、引用文の扱い方を聞きました。

そもそもは内容の読み返しが目的

　金森さんによると、メールの引用文はそもそも、手間をかけずに前回の内容を読み返すためにあります。しかし、引用文が長すぎると、調べたい内容を探すのにかえって時間がかかったり、ファイルの添付に気づきにくくなったりするデメリットがあります。

　そこで、金森さんのオススメは「3往復」を目安に新しいメールを作成すること。やり取りが長くなりすぎると、過去のメール内容を確認する必要がある場合に、かえって見つけにくくなることがあるためです。

　この時、前から続いているメールであることをわかりやすくするために、「件名」を進行中のメールと同じにするのがポイントです。

　ただし、「元のメールを全て引用すると、かえってわかりにくくなることがあるため、ポイントとなる箇所だけ引用しましょう」（金森さん）。さらに、元の文章を一字一句変えないこともルールです。