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ファイル見落としも! メールの長い「引用文」はどう扱うべきか

メールのやり取りを同じ相手とずっとしていると、「引用文」によってメールが長くなってしまうことがあります。しかし引用文がないと、それまでのやり取りの中身がわからなくなる可能性も。良い解決法はないのでしょうか。

メールの「引用文」はどう扱うべきか

 ビジネスシーンなどでメールのやり取りをしていると、それまでの引用文でメールが長くなってしまうことがあります。しかし、全てを消去してしまうと、それまでのやり取りがわからなくなる事態になりかねません。

 そこでオトナンサー編集部では、年間250本以上の講義やビジネスマナーの連載、執筆などをこなし、3月に新刊「入社1年目 ビジネスマナーの教科書」を出版したマナー講師の金森たかこさんに、引用文の扱い方を聞きました。

そもそもは内容の読み返しが目的

 金森さんによると、メールの引用文はそもそも、手間をかけずに前回の内容を読み返すためにあります。しかし、引用文が長すぎると、調べたい内容を探すのにかえって時間がかかったり、ファイルの添付に気づきにくくなったりするデメリットがあります。

 そこで、金森さんのオススメは「3往復」を目安に新しいメールを作成すること。やり取りが長くなりすぎると、過去のメール内容を確認する必要がある場合に、かえって見つけにくくなることがあるためです。

 この時、前から続いているメールであることをわかりやすくするために、「件名」を進行中のメールと同じにするのがポイントです。

 ただし、「元のメールを全て引用すると、かえってわかりにくくなることがあるため、ポイントとなる箇所だけ引用しましょう」(金森さん)。さらに、元の文章を一字一句変えないこともルールです。

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金森たかこ(かなもり・たかこ)

マナー講師・話し方マナーコミュニケーション講師

一般社団法人マナー教育推進協会代表理事副会長、ウイズ株式会社社長。大阪府出身、京都市在住。大手食品メーカー人事部で人材育成・秘書業務などに携わった後、フリーアナウンサーとして独立。ニュース・情報番組をはじめ、テレビ・ラジオを中心に話し方、コミュニケーションの仕事に携わる。その後、マナーコンサルタントの西出ひろ子氏に師事し、ビジネスマナー講師として講演・研修・コンサルティングなどを行う。アナウンサーとして培った話し方やボイストレーニングを取り入れた、コミュニケーション能力向上を軸とした独自の講義スタイルに定評がある。就職面接対策講座では、99%の内定率を誇る人気講師として活躍中。DODAキャリアコンパスにてビジネスマナーの連載を行う。2017年3月にプレジデント社より「入社1年目ビジネスマナーの教科書」を出版。テレビ番組や新聞、雑誌などのメディアでも活躍中。企業研修・コンサルティング(http://www.withltd.com)、大人のマナースクール(http://www.fastmanner.com)。