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ムダな労力? ビジネスメールの「To」は役職順にすべきなのか

「Cc」が複数人である場合の返信は?

Q.役職順を意識するとして、それが不明の場合はどうすればよいのでしょうか。

西出さん「一般的に、自分から複数名に対してビジネスメールを送信する場合は恐らく、すでに名刺交換などをしていると思われますので、全員の役職がわからないというケースはほとんどないと思われます。とはいえ、面識はあるものの役職が不明な場合や、部署違いで同じ役職の方々に対しては、わかるようであれば、勤続年数の長い人を先にすることを目安にするのが一つの方法です。一方、相手が『Cc』に複数人を入れてメールを送ってきた場合で、その役職が不明な場合、返信メールのCcはそのままの順番でオーケーです。しかし、自分が役職を知っており、なおかつ役職順になっていない場合はさりげなく入れ替えておくとよいでしょう。ただし、ビジネスマナーは企業規模などによってその考え方や取り組む姿勢、重要度が異なるため、前述通り自社の方針や上司・先輩に合わせるのがベターと言えるでしょう。迷った時は、社内で相談し合うことで社内コミュニケーションにもつながると思います」

(オトナンサー編集部)

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マナーズ博子(まなーず・ひろこ)

マナーコンサルタント、マナー評論家、マナー解説者、ヒロコマナーグループ代表

大妻女子大学卒業後、国会議員などの秘書職を経てマナー講師として独立。31歳でマナーの本場英国へ単身渡英。オックスフォード大学大学院遺伝子学研究者のビジネスパートナーと起業し、お互いをプラスに導くヒロコ流マナー論を確立させる。帰国後、名だたる企業300社以上にマナー研修やおもてなし、営業接客マナー研修、マナーコンサルティングなどを行い、他に類を見ない唯一無二の指導と称賛される。その実績は、テレビや新聞、雑誌などで「マナー界のカリスマ」として多数紹介。「マナーの賢人」として「ソロモン流」(テレビ東京)などのドキュメンタリー番組でも報道された。NHK大河ドラマ「いだでん」「花燃ゆ」「龍馬伝」、映画「るろうに剣心 伝説の最期編」などのドラマや映画、書籍で、マナー指導・監修者としても活躍中。著書は、28万部突破の「お仕事のマナーとコツ」(学研プラス)「マンガでわかる! 社会人1年生のビジネスマナー」(ダイヤモンド社)「マナーコンサルタントがこっそり教える 実は恥ずかしい思い込みマナー」(PHP研究所)「運のいい人のマナー」(清流出版)など監修含め国内外で90冊以上。「10歳までに身につけたい 一生困らない子どものマナー」(青春出版社)など、子どものマナーからビジネスマナーやテーブルマナーなどマナーのすべてに精通。ヒロコマナーグループ(http://www.hirokomanner-group.com)、プレミアムVIPマナーサロン(http://www.erh27.com)。
※「TPPPO」「先手必笑」「マナーコミュニケーション」は西出博子の登録商標です。

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