入退室はいつ？　服装は？　商談が成功する「オンラインミーティング」のマナー【新時代のビジネスマナー】

商談の場合はホストとしての心構えを

　オンラインミーティングの相手が商談相手の場合、社内とは違った心配りが必要です。社外の人の場合はオンラインで初対面というケースもあり、ファーストコンタクトの印象がその後の商談を左右することもあります。ホストとして、アポイントのメールを送るところから手順を確認しておきましょう。

・アポイントのメールを送る
まずは依頼メールの送信から。アポイントが取れたらミーティングアプリを伝え、面識がない人にはオンライン名刺（または名刺のスキャン）を送ると親切です。

・会議室を立ち上げる
慣れていないときは開始時間30分前には準備に入り、アプリが正常に機能するかどうか確認しておきましょう。慣れてきたら20分前などでも構いません。万が一のことを考えて、ホストの立場であれば、慣れていても遅くとも15分前だと双方安心です。

・会議を開く
遅くとも予定時間10分前には会議室をオープン。入室許可は約束の時間で構いませんが、上司や先輩にも確認して行いましょう。会議が始まったら、まずは自己紹介をして自社側のスタッフも紹介します。

・商談
本題の前にスモールトークとして軽い雑談をしてもOK。商談の進め方は対面の場合と同じです。

・お見送り
一般的なマナーの観点からは、ホストが「本日はありがとうございました」などと声をかけてお見送りをすると相手も退室しやすくなります。相手の退室を待ち、ホストは最後に会議をクローズします。ただし、相手がなかなか退室しないときがあるかもしれません。その場合、ホストから「失礼いたします」ときちんとあいさつをして終了してもOKです。

　オンライン商談は、あなたも相手もまだ慣れていないケースがあるかもしれません。マナーの形式として確立されていなくても、相手への心配りのマナーは変わりません。それを忘れなければ、自分も相手も安心して商談を進めることができるでしょう。

　相手が社内でも社外でも、オンラインミーティングには確立されたこれといった一つの答えはありません。初めてのことや慣れないことには不安がつきものですが、経験を重ねることで、それが得意にもなってくる可能性があります。未来に向かって柔軟な気持ちでチャレンジしてみましょう。

（文／構成・オトナンサー編集部）