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正しく覚えよう! ビジネス文書の「前文」「末文」一覧

「ご健勝」「ご査収」「ご無沙汰」など、ビジネス文書においてよく使用する「前文」と「末文」についてご紹介します。

整った形式が求められるビジネス文書

「ご健勝」「ご査収」「ご無沙汰」――。今回は、ビジネスシーンでかしこまった文書を書く際の「前文」と「末文」についてまとめます。教えてくれるのは、マナー講師で話し方や敬語、コミュニケーションにも詳しい金森たかこさんです。

先方への敬意を表すビジネス文書

 そもそも、ビジネス文書は「社内文書」と「社外文書」の2種類に分けられます。社外の方へ送る社外文書は意向を正しく伝えることはもちろん、先方への敬意を表すために、形式を整えることも要求されます。

 一般的には、「『拝啓』『敬具』などの頭語と結語を使う」「頭語の後は『陽春の候』などの時候のあいさつを述べ、前文、本文へと続き、本文の後は末文でまとめる」「最後は頭語と対応した結語で締める」という形式になります。

 よく使われる前文、末文の意味と使い方は以下の通りです。

1.会社の繁栄を祝う場合

「ご発展」「ご隆盛」「ご繁栄」

例)貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます

2.個人の健康を祝う場合

「ご健勝」「ご清祥」

例)ますますご清祥のこととお喜び申し上げます

3.時候のあいさつ代わりとする場合

「時下」

例)時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます

4.普段からお付き合いがある場合

「平素は」

例)平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます

5.調べて受け取ってほしい場合

「ご査収」

例)書類を同封いたしましたのでご査収ください

6.へりくだりたい場合

「儀」

例)私儀このたび九州支店勤務を命じられ

7.ついでの意味を表現する場合

「かねて」「かたがた」

例)ごあいさつかたがたお願い申し上げます

8.略式の手紙の場合

「略儀ながら書中をもって」

例)まずは、略儀ながら書中をもってごあいさつ申し上げます

9.招待状などの場合

「万障お繰り合わせのうえ」

例)万障お繰り合わせのうえ、ご出席くださいますようお願い申し上げます

10.贈り物の場合

「ご笑納」

例)粗品ではございますが、ご笑納いただければ幸いです

11.今まで以上によろしくという意味を表現する場合

「倍旧の」

例)倍旧のご指導のほど、よろしくお願い申し上げます

12.こちらのことは気にしないでほしいという意味を表現する場合

「ご放念」

例)どうぞご放念くださいますよう、お願い申し上げます

13.面会のお願いをする場合

「ご引見」

例)ご引見のほど、よろしくお願い申し上げます

14.物品を直接いただいたときにお礼をする場合

「ご恵与」

例)ご恵与賜り、厚くお礼申し上げます

15.物品が贈られてきたときにお礼をする場合

「ご恵贈」

例)けっこうな品をご恵贈いただきありがとうございます

16.一生懸命努力することを伝えたい場合

「鋭意」

例)鋭意努力いたす所存でございます

17.ただひとつのことに専念することを伝えたい場合

「専一」

例)ご自愛専一に願い上げます

18.連絡が遅くなったおわびをする場合

「ご無沙汰」

例)平素はご無沙汰いたしまして、まことに申し訳ありません

19.初めて連絡をする相手の場合

「無礼」

例)突然、お手紙を差し上げる無礼をお許しください

「それぞれの言葉には意味があります。こちらの気持ちをしっかりと先方へ届けるためにも、意味を正しく理解した上で、内容に合った『前文』『末文』を記しましょう」(金森さん)

※参考文献:「今さら他人に聞けない ビジネスマナー虎の巻」(西出ひろ子著)

(オトナンサー編集部)

金森たかこ(かなもり・たかこ)

マナー講師・話し方マナーコミュニケーション講師

一般社団法人マナー教育推進協会代表理事副会長、ウイズ株式会社社長。大阪府出身、京都市在住。大手食品メーカー人事部で人材育成・秘書業務などに携わった後、フリーアナウンサーとして独立。ニュース・情報番組をはじめ、テレビ・ラジオを中心に話し方、コミュニケーションの仕事に携わる。その後、マナーコンサルタントの西出ひろ子氏に師事し、ビジネスマナー講師として講演・研修・コンサルティングなどを行う。アナウンサーとして培った話し方やボイストレーニングを取り入れた、コミュニケーション能力向上を軸とした独自の講義スタイルに定評がある。就職面接対策講座では、99%の内定率を誇る人気講師として活躍中。DODAキャリアコンパスにてビジネスマナーの連載を行う。2017年3月にプレジデント社より「入社1年目ビジネスマナーの教科書」を出版。テレビ番組や新聞、雑誌などのメディアでも活躍中。企業研修・コンサルティング(http://www.withltd.com)、大人のマナースクール(http://www.fastmanner.com)。