オトナンサー|暮らしに役立つライフスタイルメディア

  • HOME
  • マナー
  • 不快にさせるな! 「ビジネスメール」でやってはいけない5つのこと

不快にさせるな! 「ビジネスメール」でやってはいけない5つのこと

「メール」はビジネスに不可欠のコミュニケーションツール。しかし、便利な半面で誤解も生まれやすく、それが原因でせっかくの商談が失敗に終わってしまうこともあります。ビジネスメールで「やってはいけないこと」は何でしょうか。

十分な注意が必要なビジネスメール

 ビジネスシーンにおけるコミュニケーションに欠かせない「メール」ですが、文字だけのやり取りであるため、誤解が生じてしまうこともしばしばです。一度きりのすれ違いならまだしも、それが原因で商談などが失敗に終わってしまっては、大失態です。

 オトナンサー編集部では、行政機関や教育機関、企業などでビジネスマナーを中心に研修や人財育成コンサルティングを行うマナー講師・マナーコンサルタントの川道映里さんに、ビジネスメールでやってはいけない5つのことを聞きました。

「メールを不快に感じた人」が38%超

 川道さんによると、ビジネスメールを書くときのポイントは、「相手にわかりやすい」「適切な言葉遣い」「過不足のない情報」の3つですが、このポイントを踏まえないと、相手を不快にすることにつながってしまいます。

 一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表した「ビジネスメール実態調査2016」によると、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある人」は38.34%で、不快に感じたことのワースト5は以下の通りでした。

1位「文章があいまい」(33.28%)
2位「文章が失礼」(31.93%)
3位「文章が攻撃的」(26.60%)
4位「必要な情報が足りない」(26.52%)
5位「メールが読みづらい」(24.66%)

 それでは、メールで相手を不快にさせないために「やってはいけないこと」と、その改善法とはどのようなものでしょうか。

【読みにくい文章や書き方で送信する】

 1行は30~35文字程度に収め、それ以上の場合は改行します。1段落はなるべく2~3行、長くても5~6行までに。段落ごとに1行空けると読みやすくなります。日時や場所などを知らせるときは「◆」「■」を使って箇条書きにしましょう。

【件名がない、もしくは抽象的である】

 件名が空欄だと用件が伝わらず、「手間を省いた」と思われることもあるため要注意。また「お知らせ」など抽象的な件名だと、相手に伝わらない可能性があります。それだけで内容がわかるような件名を。また、件名の後に会社名と氏名を書くと一層わかりやすくなります。

【必要な情報が書かれていない】

 場所を伝える場合、住所や電話番号、行き方などを書いてあげると、相手の調べる手間が省けます。「何を」「いつまでに」など「5W3H」を踏まえると内容に漏れがなくなるでしょう。

【一方的・直接的な表現を使う】

 メールは文字だけのコミュニケーション。「どうなっていますか」「急いでください」などの直接的な表現は控えるべきです。相手に依頼や謝罪をする場合「恐れ入りますが」「お手数ですが」「あいにく」といったクッション言葉を使うことで、文章を柔らかくすることができます。

【重要なことやミスをメールで知らせる】

 重要な要件をメールで送る場合、送信前に相手へ電話をかけ、メールを送る旨を伝えておくのがよいでしょう。緊急案件についても電話で直接、相手に伝えたほうがよい場合があります。また、相手に迷惑をかけるようなミスの場合は、メールだけでなく電話でもおわびしましょう。相手に直接丁寧におわびできるだけでなく、その場で対応策を話し合うこともできます。

「メールは文字だけのコミュニケーションであり、言葉の選び方によっては、相手に誤解を生んでしまう恐れがあります。メールをもらった相手がどう感じるかを意識し、お互いが気持ち良くやり取りできるよう配慮しましょう」(川道さん)

※参考文献:「いちばん使える! ビジネスマナーの基本とコツ」(西出ひろ子著)

(オトナンサー編集部)

川道映里(かわみち・えり)

マナーコンサルタント・マナー講師

一般社団法人マナー教育推進協会理事。ファストマナースクール西日本エリア長。銀行に就職後、結婚を機に退職。子育て中にマナーの大切さを知り、マナーコンサルタントの西出ひろ子に師事。企業や学校などで人財育成、マナー研修、マナーコンサルティングなどを行う。真心マナーを伝え、結果を出せるマナー講師の養成も行う。また日本最大級のカルチャーセンターでは、冠婚葬祭マナーやキッズマナーなどの日常生活のマナー講座も担当。食事をしながらテーブルマナーを習得する講座も人気。徳島を拠点に全国で活躍中。ファストマナースクール(http://www.fastmanner.com)、ウイズ株式会社(http://www.withltd.com)。