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「会議」のムダな時間を減らし、深い合意に達するための4つの質問

4つの質問で実現する合意形成手法

4つの質問でスムーズに会議を終わらせることができる
4つの質問でスムーズに会議を終わらせることができる

 そもそも、会議が時間切れになってしまうのは、無秩序に議論を応酬させてしまうからです。たいていの場合、賛成派と反対派が応酬し合い、紛糾してしまいます。それを繰り返すと会議そのものへの諦めの気持ちが生じて、会議で多くの参加者がものを言わない「見せかけの合意」に陥ってしまいます。秩序立てて、深刻な課題から順に、優先順位をつけて議論していけば、時間内に合意形成できる確度が格段に高まるのです。そのために「4つの質問による合意形成手法」が役に立ちます。

 例えば、方針説明者が、ある方針を説明したとします。会議の進行役は、まず、「洗い上げ質問」をします。「ただいまの方針について、気になることあったら遠慮なく出してください」「反対意見も歓迎です」「よいご意見ですね、さらにありませんか」というように、異論や懸念を洗い上げていきます。1時間で合意形成する予定の会議なら、10分もあれば、たいていの異論や懸念は出尽くします。

 大事なポイントは、「洗い上げ質問」の段階では異論や懸念を洗い上げるだけで、出された異論や懸念に対して、方針説明者も進行役も他の参加者も、決して反論しないということです。出てきた異論や懸念にその都度反論するから、いくら時間があっても足りなくなるのです。

 異論や懸念が出尽くしたと思ったら、進行役は「掘り下げ質問」に移行します。「ただいま出された異論や懸念の中で、どれが最も深刻ですか」「どれから先に議論したいですか」というように、出された異論や懸念に、深刻度順に優先順位を付けていくのが「掘り下げ質問」です。

 そして、最も深刻な問題が「その方針で行うには、人手不足」ということであれば、「人手の問題が多少でも解消されれば、賛成ですか」、最も深刻な問題が「その方針では、多忙でスケジュールが組めない」ということであれば、「スケジュールを引き直したら、少なくとも反対しませんか」というように、ある前提を置いて方向性を示唆するのが「示唆質問」です。最も深刻な異論や懸念から順に「示唆質問」をしていくと、3つ目くらいのところで、それ以上議論しなくてもよいだろうという状況に至ります。

 示唆質問によって、主立った異論や懸念が解消されたら、最後に「まとめの質問」として、その方針を実施することでよいかを全参加者に問い、合意を得ればよいのです。

 つまり、異論や懸念を洗い上げて、掘り下げて、深刻なものから順に解消していくだけで、合意形成できてしまうのです。働き方改革による生産性向上のために試していただければと思います。

(モチベーションファクター代表取締役 山口博)

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山口博(やまぐち・ひろし)

モチベーションファクター代表取締役

長野県上田市出身。慶応義塾大学法学部卒業。国内外金融・IT・製造企業の人材開発・人事部長歴任後、PwC/KPMGコンサルティング各ディレクターを経て現職。モチベーションファクター(R)(意欲を高める要素)をてこにした分解スキル反復演習(R)型能力開発プログラムを開発、展開しているグローバルトレーニングトレーナー。横浜国立大学大学院非常勤講師。主な著書に「ビジネススキル急上昇日めくりドリル」(http://amzn.asia/d/cwWsVkE)、「チームを動かすファシリテーションのドリル」(単行本=http://amzn.asia/d/6ZPWVaC、新書=http://amzn.asia/d/hRTRrvn)、「99%の人が気づいていないビジネス力アップの基本100」(http://amzn.asia/d/8z6NmSl)。

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