「会議」のムダな時間を減らし、深い合意に達するための4つの質問

　3月中旬から下旬にかけて訪問した何社かの社員食堂が、いつになく閑散としていました。理由を聞くと、年度中の有給休暇の残りを一気に取得している社員が多いから、と異口同音の答えが返ってきました。4月の働き方改革関連法施行を前に、有給休暇取得を奨励したり、実質的に義務付けたりしていたのです。「働き方改革」を意識した動きが着実に広がっています。

時間切れの会議や、見せかけの合意に陥っていないか

　働き方改革推進の観点から、よく受ける質問に、「会議時間を短縮して、かつ、会議の合意度を高めたい」というものがあります。勤務時間が減少し、人は増えず、時間当たりや1人当たりの業務量が増大する中、会議の改善に目を向ける企業が多くなってきました。

　そうした企業で、普段行われている会議の状況を聞いてみると、「情報提供だけの会議」「指示命令を聞くだけの会議」「業績確認だけの会議」など、必ずしも会議を実施しなくても達成できる目的で会議を招集していることが多いことが分かってきました。「合意形成する」ということに会議の目的を絞ると、会議の招集件数が格段に減少します。

　合意形成の会議についても、従来は時間無制限で会議をすることがざらに行われていました。しかし、今日では、勤務時間に限りがあることが認識されてきたため、一定時間内に合意形成することの重要度が増しています。

　筆者は20年来、リーダーシップスキルに関わる演習や企業サポートを実施する中で、一定時間内に合意形成するためのスキルを伝授してきました。いまだに「一発で合意形成する手法」は開発できていませんが、「同じ手順を3回繰り返すと、たいがい合意形成できる手法」は開発することができ、多くの企業で活用していただくようになりました。

　その方法が「4つの質問による合意形成手法」です。