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「会議」のムダな時間を減らし、深い合意に達するための4つの質問

働き方改革推進の観点から「会議時間を短縮して、かつ、会議の合意度を高めたい」という声があります。効率的な会議の進め方とは。

長引きがちな会議、短時間で終わらせるには?
長引きがちな会議、短時間で終わらせるには?

 3月中旬から下旬にかけて訪問した何社かの社員食堂が、いつになく閑散としていました。理由を聞くと、年度中の有給休暇の残りを一気に取得している社員が多いから、と異口同音の答えが返ってきました。4月の働き方改革関連法施行を前に、有給休暇取得を奨励したり、実質的に義務付けたりしていたのです。「働き方改革」を意識した動きが着実に広がっています。

時間切れの会議や、見せかけの合意に陥っていないか

 働き方改革推進の観点から、よく受ける質問に、「会議時間を短縮して、かつ、会議の合意度を高めたい」というものがあります。勤務時間が減少し、人は増えず、時間当たりや1人当たりの業務量が増大する中、会議の改善に目を向ける企業が多くなってきました。

 そうした企業で、普段行われている会議の状況を聞いてみると、「情報提供だけの会議」「指示命令を聞くだけの会議」「業績確認だけの会議」など、必ずしも会議を実施しなくても達成できる目的で会議を招集していることが多いことが分かってきました。「合意形成する」ということに会議の目的を絞ると、会議の招集件数が格段に減少します。

 合意形成の会議についても、従来は時間無制限で会議をすることがざらに行われていました。しかし、今日では、勤務時間に限りがあることが認識されてきたため、一定時間内に合意形成することの重要度が増しています。

 筆者は20年来、リーダーシップスキルに関わる演習や企業サポートを実施する中で、一定時間内に合意形成するためのスキルを伝授してきました。いまだに「一発で合意形成する手法」は開発できていませんが、「同じ手順を3回繰り返すと、たいがい合意形成できる手法」は開発することができ、多くの企業で活用していただくようになりました。

 その方法が「4つの質問による合意形成手法」です。

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山口博(やまぐち・ひろし)

モチベーションファクター代表取締役

長野県上田市出身。慶応義塾大学法学部卒業。国内外金融・IT・製造企業の人材開発・人事部長歴任後、PwC/KPMGコンサルティング各ディレクターを経て現職。モチベーションファクター(R)(意欲を高める要素)をてこにした分解スキル反復演習(R)型能力開発プログラムを開発、展開しているグローバルトレーニングトレーナー。横浜国立大学大学院非常勤講師。主な著書に「ビジネススキル急上昇日めくりドリル」(http://amzn.asia/d/cwWsVkE)、「チームを動かすファシリテーションのドリル」(単行本=http://amzn.asia/d/6ZPWVaC、新書=http://amzn.asia/d/hRTRrvn)、「99%の人が気づいていないビジネス力アップの基本100」(http://amzn.asia/d/8z6NmSl)。

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