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メールとチャットの使い分けは? 配慮が伝わる「コミュニケーションツール」のマナー【新時代のビジネスマナー】

メッセンジャーアプリはビジネスで使える?

 メールやチャットツール以外では、ショートメールやメッセンジャーアプリが活用される場面もあります。スマホで送受信できる便利なツールですが、より短文で済み、プライベートでも使うだけに、つい、相手への配慮も緩みがちです。ここでは、基本のルールや活用できる場面を確認しておきましょう。

・まずは会社で認められているかどうかを確認
特にメッセンジャーアプリはアカウントの乗っ取りや不正ログインの可能性もあるので、ビジネスでは使用しない企業もあります。認められている場合も、会社のスマホを使用する、機密情報のやりとりはしないなど、社内のルールを確認の上、それらをきちんと守りましょう。

・言葉遣いは丁寧に
プライベートでも使い慣れていると言葉もカジュアルになりがち。特に新人の場合は丁寧な言葉遣いを心がけ、親しい先輩に対しても敬意を忘れないようにしましょう。

・スタンプはメッセージとセットで送る
メッセンジャーアプリのスタンプを上司や先輩に対して使うのは決してNGではないと考えます。感情が伝わりやすく、誤解を生じさせないために有効でしょう。また、スタンプで癒やされる人も少なくありません。

ただし、スタンプだけで済ませるのは控えるのがベター。「承知しました」など、まずはきちんと言葉で伝えた後、気持ちを伝えやすいスタンプを送るようにするとよいでしょう。もちろん、自社でスタンプはNGというルールがあれば、それに従います。

 ショートメールもメッセンジャーアプリも、プライベートで多くの人が使うツールだからこその配慮が大切。「プライベートで使っているならビジネスでも使って当然」という勝手な思い込みは危険です。会社や相手に合わせるということもマナーの一つです。

(文/構成・オトナンサー編集部)

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マナー西出ひろ子

マナーコンサルタント、マナー評論家、マナー解説者、ヒロコマナーグループ代表

マナー西出ひろ子としても活動。大妻女子大学卒業後、国会議員などの秘書職を経て、マナー講師として独立。31歳でマナーの本場英国へ単身渡英。オックスフォード大学大学院遺伝子学研究者のビジネスパートナーと起業し、お互いをプラスに導くヒロコ流マナー論を確立させる。帰国後、名だたる企業300社以上にマナー研修やおもてなし、営業接客マナー研修、マナーコンサルティングなどを行い、他に類を見ない唯一無二の指導と称賛される。その実績はテレビや新聞、雑誌などで「マナー界のカリスマ」として多数紹介。「マナーの賢人」として「ソロモン流」(テレビ東京)などのドキュメンタリー番組でも報道された。NHK大河ドラマ「いだでん」「花燃ゆ」「龍馬伝」、映画「るろうに剣心 伝説の最期編」などのドラマや映画、書籍で、マナー指導・監修者としても活躍中。著書は28万部突破の「お仕事のマナーとコツ」(学研プラス)「マナーコンサルタントがこっそり教える 実は恥ずかしい思い込みマナー」(PHP研究所)「運のいい人のマナー」(清流出版)など監修含め国内外で95冊以上。「10歳までに身につけたい 一生困らない子どものマナー」(青春出版社)など子どものマナーから、ビジネスマナーやテーブルマナーなどマナーのすべてに精通。2021年最新刊「入社1年目の新しい教科書 新・ビジネスマナーの基本とマナー」(学研プラス)は発売前から好評。ヒロコマナーグループ(http://www.hirokomanner-group.com)、プレミアムVIPマナーサロン(http://www.erh27.com)。
※「TPPPO」「先手必笑」「マナーコミュニケーション」は西出博子の登録商標です。

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