「メールやパソコンを使えない新人」の現状とは？　企業はどう対応している？

　4月入社の新入社員が研修を終え、各部署に配属された会社も多いと思います。近年、この時期に話題になるのが「メールやパソコンを使えない新人」です。デジタルネーティブ世代と呼ばれ、デジタル機器は使いこなして当然と思っていたら、日常的な連絡手段がLINEやツイッターなどで、スマホでの文字入力に慣れているため、キーボードの入力は経験がないということもあるようです。新入社員の現状について、キャリアコンサルタントの小野勝弘さんに聞きました。

相手に伝わらないメールを書く新人

Q.メールが使えない新入社員が多い、というのは事実でしょうか。

小野さん「事実だと思います。特に、『相手に伝わらないメールを書く』という意味で『使えない』という人がほとんどではないかと考えています。それは、新人研修で文書能力向上を目指す際の実体験から顕著に感じます。

相手に伝わらないというのは、さまざまな解釈を生んでしまうメールだったり、メールそのものが何を言いたいのか分からなかったり、といった状態を指します。例えば、旧字体などを使って文字化けしてしまう『機種依存文字』をメールで送ってしまうケース。機種依存文字そのものは教えればよいのですが、本当に問題なのは、文字化けを社外の相手から指摘された際、ビジネスメールであるにもかかわらず、『文字化けしていますか、なぜでしょうね』といった返事をすることです。

社外の人に対して、そのようなくだけた伝え方で本当に伝わるのでしょうか。もちろん、新人と相手の関係性によっては問題ないのかもしれません。ただ、少し考えてみてください。表情も声の調子もわからないメールでのやり取りで、『文字化けしていますか、なぜでしょうね』と疑問文を投げかけられたら、受け取る側はどのように解釈するでしょう。例えば、『私は間違ってない。受け取るお前が悪い』と責任を転嫁してきたと受け取る人もいるでしょう。

『なんだこの会社は。礼儀がなってない。けしからん』と、会社自体に対して懐疑的になる人もいるかもしれません。『メールすら使えないのか、今の新人は…』と、諦める人もいるかもしれません。このように、メールにおいての礼儀を知らず、相手の誤解を招きやすい文章を作ってしまうことこそが、『使えない』と言われる理由だと思っています」

Q.パソコンが使えない新入社員が多い、というのは事実でしょうか。

小野さん「何をもって『使えない』と評するかですが、10年前と今を比較して『使えない』と言われるケースが増えているように思います。ただ、PCが使えないというよりは、『PCがいらない』世代になっていると感じます。スマホの普及で、スマホで何でもできる時代になっています。

文書作成から動画の編集まで全てスマホでできますし、少し大きな画面が欲しければ、タブレットもあります。卒論も、ゲームも、アルバイトの報連相も、予定調整も、全てスマホで賄える世代ですから、PCに触れる必要がなく、『PCがいらない』世代になってきているように思います。

しかし、企業に入ると基本的にはPCを使うことになります。中には、アプリケーションも自社で作ることで、予定の調整から報連相までタブレットを用いた自社アプリでやっている企業もあるようですが、アプリは主に日常業務のみの対応というケースが多いです。また、タブレットで入力された情報も、PCで管理されます。他にも、突発的なヘルプに対応した際や他者との協業など、自社のアプリだけでは対応しきれないケースは、PCで個別対応することになるでしょう。

大きく市民権を得てきているとはいえ、まだまだタブレットなどは補助ツールであって、企業においての主流はPCです」

Q.具体的にどの程度「パソコンが使えない」のでしょうか。

小野さん「さまざまです。電源のつけ方、落とし方から教える必要があるケースも実際にあります。キーボードが使えないというケースも比較的よく聞きます。より正確に言えば、キーボードより（スマホ上などで指先を素早く動かす）フリック入力の方が速く、キーボード入力に意味を見いだせない新人が多いという感じでしょうか。実際、文章系の研修現場でも明らかに『LINEに入力し、どこかに送信した画面をキャプチャして、原稿として持ってくる』人もいます。

しかし、キーボード操作はPCを使う上では避けて通れません。入力の速さはフリック入力に軍配が上がったとしても、『チェックの容易さや訂正の手軽さ、マクロなど高度な設定はキーボードの方が優れている』と伺ったことがあります。将来的な業務効率を考えるのであれば、キーボード操作に慣れておくべきでしょう。

最後に、一番多いのが、PCを用いて文書作成や印刷ができないというケースです。これは、できないというよりは『やったことがない』ケースです。この場合は、やったことがないだけなので、実際に研修やOJTなどでやってもらうことでスキルアップが望めます」