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新時代は働きやすい? 多様な働き方のための「時間管理とコミュニケーション術」【新時代のビジネスマナー】

ウィズコロナ時代にふさわしい新しいビジネスマナーについて、各界で活躍するビジネスパーソンを育成してきたマナーコンサルタントのマナー西出ひろ子さんが解説します。

新時代に求められる「時間管理とコミュニケーション術」とは
新時代に求められる「時間管理とコミュニケーション術」とは

 新型コロナウイルスにより、テレワークが常態化するなど、これまでのビジネスの常識が大きく変化した現在。人々の働き方がガラリと変わった今、ビジネスシーンにおいて、どのような振る舞い方をすればいいのか模索している人も多いと思います。

 この連載では、ウィズコロナ時代にふさわしい新しいビジネスマナーについて、年間100件以上の研修を通して、各回で活躍するビジネスパーソンを育成してきたマナーコンサルタントのマナー西出ひろ子さんに4回にわたって聞きます。最新刊に「入社1年目の教科書 ビジネスの基本とマナー」(3月2日発売)があります。

 今回のテーマは、時短勤務などの柔軟な働き方を実現するための「時間管理とコミュニケーション術」です。

自分も相手も助けるための時間管理術

マトリックスで仕事の優先順位を考える
マトリックスで仕事の優先順位を考える

 会社ではさまざまな年齢や立場の人が働いていて、考え方や価値観、感性もそれぞれ異なります。また、近年はワークライフバランスが推進されるようになったことで、子育てや介護をしながら働くことも一般的になりました。個性やプライベートを尊重する社会は、テレワークにより一気に加速することでしょう。

 この新時代は働き方を見直す、またとないチャンスです。仕事の基本である時間管理とコミュニケーションを大切に、みんなが働きやすい社会を目指しましょう。まずは以下の、仕事効率をアップする3つのテクニックをチェックしてみてください。

・マトリックスで仕事の優先順位を考える

図のようなマトリックスに業務を振り分け、優先順位を考える習慣をつけましょう。まずはA、次にC。ただし、Bを先送りにせず、スケジュールに組み込んでおくことも大切です。期日が決まっているもの、関わる人が多いものも優先順位を高めにしましょう。

・手帳を使いこなしてスケジュールを「見える化」する
スケジュールを管理するには、手帳が欠かせません。スマホのアプリなどもありますが、新人の場合は仕事に慣れるまで、紙の手帳の方が確認しやすいでしょう。手帳には目標や締め切り、ToDoリストのほか、作業時間や移動時間も書き込むのがおすすめ。

・「ポモドーロテクニック」で集中力をアップする
仕事に集中し、生産性を高める方法として世界中で活用されているポモドーロテクニック。タイマーをセットして25分作業したら3~5分休憩、これを繰り返して4~5回に1度、15~30分の休憩を取ります。

 新人の頃はいろいろな細かい仕事を頼まれ、優先順位が分からなくなることもあるはず。慣れるまでは、作成したスケジュールや自分で考えた優先順位を上司や先輩に確認してもらうと安心ですね。

 最初はこれらを確認してもらう立場ですが1年もすれば、逆の立場になることもあります。時間管理術を身につけて、効率よく業務を進めておけば、相談や確認作業もスピーディーです。時間管理術でも著名な石川和男先生は「時間は命」とおっしゃいます。仕事にはスピード感も大切ですね。

気持ちが伝わるフレーズを使いこなそう

 多様な働き方をする、また、それを受け入れるためには普段から、思いやりのあるコミュニケーションを心がけましょう。よいコミュニケーションの基本は「相手に好感を持たれるような話し方」です。まずは言葉遣いに注意を払うことが大切ですが、相手を思いやる気持ちがベースにあれば簡単に実践できます。ここでは、今すぐ使える好感フレーズを4つ紹介します。

・相談をお願いしたいとき
「○○の件でご相談したいことがあるのですが、○分ほどお時間を頂けますでしょうか」

相談をするときはまず、相手の状況を確認し、内容や時間を具体的に伝えて、相手が判断しやすいようにしましょう。

・相手の協力にお礼を言うとき
「ご尽力くださり、心よりお礼申し上げます」

無理なお願いを聞き入れてもらったときなど、相手が努力してくれたことへの感謝の気持ちを伝える表現です。

・共に仕事する上で尊敬を伝える
「○○さんとご一緒できれば安心です」「〇〇さんだからこそ、こなせる仕事ですね」「○○さんとお仕事ができて光栄です」

一緒に仕事をする喜びを伝えながら、相手を立てることができます。

・コミュニケーションへの敬服を伝える
「○○さんの話はとても分かりやすいです」「○○さんとの話は、いつもはずみますね」「どうしたら、○○さんのように会話上手になれますか?」

相手とのコミュニケーションが楽しいことを伝え、テクニックを学ぶこともできる一石二鳥のフレーズです。

 このような好感フレーズを使ってコミュニケーションを取ることで、業務をスムーズに運んだり、思いやりにあふれたよい関係を築いたりすることができます。

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マナー西出ひろ子

マナーコンサルタント、マナー評論家、マナー解説者、ヒロコマナーグループ代表

マナー西出ひろ子としても活動。大妻女子大学卒業後、国会議員などの秘書職を経て、マナー講師として独立。31歳でマナーの本場英国へ単身渡英。オックスフォード大学大学院遺伝子学研究者のビジネスパートナーと起業し、お互いをプラスに導くヒロコ流マナー論を確立させる。帰国後、名だたる企業300社以上にマナー研修やおもてなし、営業接客マナー研修、マナーコンサルティングなどを行い、他に類を見ない唯一無二の指導と称賛される。その実績はテレビや新聞、雑誌などで「マナー界のカリスマ」として多数紹介。「マナーの賢人」として「ソロモン流」(テレビ東京)などのドキュメンタリー番組でも報道された。NHK大河ドラマ「いだでん」「花燃ゆ」「龍馬伝」、映画「るろうに剣心 伝説の最期編」などのドラマや映画、書籍で、マナー指導・監修者としても活躍中。著書は28万部突破の「お仕事のマナーとコツ」(学研プラス)「マナーコンサルタントがこっそり教える 実は恥ずかしい思い込みマナー」(PHP研究所)「運のいい人のマナー」(清流出版)など監修含め国内外で95冊以上。「10歳までに身につけたい 一生困らない子どものマナー」(青春出版社)など子どものマナーから、ビジネスマナーやテーブルマナーなどマナーのすべてに精通。2021年最新刊「入社1年目の新しい教科書 新・ビジネスマナーの基本とマナー」(学研プラス)は発売前から好評。ヒロコマナーグループ(http://www.hirokomanner-group.com)、プレミアムVIPマナーサロン(http://www.erh27.com)。
※「TPPPO」「先手必笑」「マナーコミュニケーション」は西出博子の登録商標です。

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